Kone kiekviena moderni įmonė šiandien siekia kuo daugiau procesų perkelti į virtualią erdvę. Tiesa, vienas pirmųjų ir svarbiausių etapų yra kompanijos pamato – dokumentų – skaitmenizavimas. Ar kada pagalvojote, kad toks žingsnis ne tik palengvina kasdienius darbus, bet ir stipriai keičia vidinę kompanijos komunikaciją? Pasirodo, elektroninių dokumentų integravimas – efektyvi priemonė, ženkliai pagerinanti „susikalbėjimo” rodiklius komandose!
Trumpesnis adaptacijos laikotarpis
Specialistai pastebi, kad komandose, kuriose taikomas sklandus skaitmeninis dokumentų valdymas, nauji darbuotojai prisitaiko kur kas greičiau. Profesionalios elektroninės sistemos suteikia itin daug naudingų funkcijų: dokumentų archyvavimas, rengimas, registravimas, pasirašymas, skirstymas, galiausiai, darbuotojų informavimas. Teigiama, kad tokioje aplinkoje naujas ekspertas ženkliai sparčiau įsisavina vidinę sistemą, perima senus ar pradeda naujus darbus. Natūralu, kad idealiai pritaikyta struktūra kelia mažiau klausimų, lengvina komunikaciją, padeda išvengti naujoko klaidų, o verslui – sutaupyti laiko ir finansų kaštus.
Sklandus dalinimasis informacija
Virtualus konfidencialių duomenų valdymas be minėtųjų funkcijų suteikia dar bent dešimtį papildomų, įdiegiamų pagal atitinkamus personalo poreikius. Būtent dėl šios priežasties vidinė įmonės komunikacija tampa ne tik spartesnė, bet ir informatyvesnė. Čia galima registruoti svarbias žinutes komandos nariams, pateikti audito informaciją bei suteikti prieigos teises tik atitinkamas pareigas einantiems komandos nariams. Ugdantieji vadovai, atsakingi už įmonės efektyvumo rodiklių augimą, pabrėžia, kad tokie inovatyvūs būdai šiandien tampa nebe pasirinkimu, o būtina lyderystės sąlyga.
Aiškios pareigos ir privilegijos
Tokios sistemos integravimas išsprendžia itin dažną vidutinėse ar didesnėse įmonėse pasitaikančią problemą – neaiškias pareigų ir privilegijų ribas. Elektroninis valdymas užtikrina ne tik prieigos ribojimą, bet parodo, kokie pokyčiai buvo atlikti, kas bei kada juos inicijavo. Vadovams tai užtikrina skaidrumą, greitus atsakymus, spartų kilusių problemų „gesinimą”, o darbuotojų kolektyvui – patogumą ir ramybę. Beje, komandinio darbo ekspertai pastebi, jog tose įmonėse, kuriose kiekvieno atsakomybės, galbūt net tam tikros ribos nekelia klausimų, yra daugiau kokybiško darbo, mažiau pykčių, nesusipratimų.
Vieningos komandos kūrimo pamatas
Vidinė įmonės komunikacija gana komplikuotas, iš daugelio aspektų susidedantis reiškinys. Populiaru ieškoti įvairiausių metodų, kurie paskatintų darbuotojus, vadovus, skirtingus skyrius bei padalinius dalintis naudinga informacija, atradimais. Efektyvų darbą skirtingo dydžio įstaigose tyrinėjantieji pabrėžia, kad kartais sprendimo dairomasi visai ne ten – galima surasti labai daug kūrybiškų, mažiau ar daugiau investicijų reikalaujančių komandos kūrimo būdų, bet jei nebus sklandaus kasdienio „susišnekėjimo”, viskas nueis perniek. Pavyzdžiui, elementarus tvirtas pamatas – minėtasis dokumentų skaitmenizavimas ir šio teikiamas aiškumas net sudėtingose užduotyse.
Investuojate į brangius mokymus, skatinate komandos iniciatyvumą, bet nepastebite norimo rezultato? Verta patyrinėti kasdienę vidinę įmonės komunikaciją – ar ji sklandi, patogi, ar nesukelia nepasitikėjimo kolegomis, pykčių dėl nerastų, nežinia kieno koreguotų duomenų. Galbūt geriausias šių metų sprendimas – ne dar vienas seminaras, o kokybiškas dokumentų skaitmenizavimas? Daugiau apie tokios sistemos veikimą ir naudas sužinokite čia: https://www.sekasoft.com/dokumentu-valdymas/ .
Parašykite komentarą
Tik prisijungę vartotojai gali komentuoti.